Mesmo que a Era Digital tenha chegado como facilitadora da comunicação, das interações e agilizado alguns processos burocráticos, existem ambientes nos quais os papéis e documentos físicos ainda são necessários, porém, existem dúvidas em relação ao que deve ser guardado e como.
A organização desses arquivos ajuda a melhorar a aparência do ambiente, bem como a produtividade da equipe e também a agrega à praticidade de encontrá-los facilmente quando necessário.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para aprimorar a organização dos arquivos físicos de sua empresa. Confira:
Categorização
Para armazenar e arquivar documentos, o primeiro passo é fazer a categorização deles. Além de separar por áreas, como Recursos Humanos, Financeiro, Administrativo, é importante mapear os tipos de arquivos que cada área precisa guardar a fim de organizá-los por tipo de documento e, posteriormente, decidir a ordem, se será alfabética, por número de pedido, ou por ordem cronológica.
Padronização
Padronização ao guardar os documentos, nomeação das pastas e utilização de uma estrutura que permita identificar os arquivos facilmente podem ser grandes aliados ao lidar com os físicos e digitais, uma vez que fica mais fácil arquivar novos documentos e encontrar antigos, além da praticidade de encontrá-los quando solicitados.
Redução de arquivos físicos
Ainda que arquivos físicos sejam necessários, é possível reduzir o volume de papéis no arquivo morto através da digitalização dos documentos, desde que esta siga as disposições do decreto 10.278/2020.
Outras formas de reduzir documentos físicos são:
- De tempos em tempos verificar se os documentos arquivados são realmente necessários ou se podem ser descartados;
- Utilização de documentos e assinaturas digitais que já foram regulamentadas e excluem a necessidade de documentos físicos;
- Periodicidade na digitalização de documentos a fim de descartar as vias físicas.
Existem outras ferramentas que podem ajudar na organização tanto física quanto digital dos documentos, é claro, como os softwares de gestão e mapeamento de documentos ou o Programa 5s. Tudo o que você precisa é encontrar o mais prático e funcional para seu negócio.
